Hogyan lehet eredményes és hatékony az otthoni munka?
Az előző részben átvettük az otthoni munka előnyeit és a hátráltató tényezőket, most pedig azt fogjuk megnézni, hogy mik azok a módszerek, amelyek segítenek túljutni a nehézségeken és elérni a sikert az otthoni munkában is.
Az alábbiakban találod a technikákat, melyek számomra a leghasznosabbnak bizonyultak:
1. Először is kineveztem egy “dolgozó részt” a lakásban
Bár az ágy nagyon kényelmesnek tűnhet erre a célra, de már az első nap után rá fogsz jönni, hogy ez mekkora tévedés! Ami tévézéshez maga a luxus, az bizony munka esetén már rövid idő alatt kényelmetlen, sőt káros tud lenni, főleg, ha emiatt 10 percenként testhelyzetet kell váltanod, mert megfájdul valamid.
2. Idő- és projekt menedzsment miniben
Ne ijedj meg, ez a gyakorlatban csak annyit jelent, hogy végig gondoltam, hány órát tudok/ kell dolgoznom és időbeosztást készítettem. Nagyon ajánlom neked is, mert így mindig nyomon tudod követni, hol tartasz és tisztán látszik az is, ha valamivel el vagy maradva. Ehhez egy nagyon hasznos lehet a Trello, ami egy online feladatkezelő a teendők rendszerezésére és priorizálására. Ebben a cikkben bemutatom Trello használatát a gyakorlatban.
Akkor dolgozunk a leggyorsabban, és leghatékonyabban, amikor már nyakunkon a határidő. Próbáld követni a napirendet, mint a munkahelyeden is. Ha tudod tartani magad a felállított határidőidhez, akkor biztos lehetsz benne, hogy nem fogod sikertelennek érezni magad és ez nagy motivációt ad a folytatáshoz is.
3. Beállítottam az ébresztőt
Ha nem kötött munkaidőben dolgozol, akkor lehet fél órával későbbre állítani, mint amit a rendes “munkajárós ébredéshez” szoktál, de többel nem. Reggel sokkal aktívabbak és eredményesebbek vagyunk és sokkal jobban esik a tízórai tea meg az ebéd is, ha már délben látod, milyen produktív voltál és nem lustálkodással telt addig a nap.
4. Kimásztam az ágyból és felöltöztem
Ez így lehet, hogy viccesen hangzik, de miután az első napot úgy “dolgoztam” végig, hogy szinte ki sem keltem az ágyból és még csak meg sem fésülködtem aznap, akkor rájöttem, hogy ez így nem mehet tovább. Nem keverhetem a munkát a lazítással, mert végül már nem is fogom tudni megkülönböztetni a kettőt, a napok összefolynak és én munkamániássá válok, aki egész nap csak a gép előtt ül (illetve általában fekszik!). Bár csábító a “pizsamás meló” gondolata és valóban jól tud esni, ha nem a reggeli rohanós készülődéssel kezdődik a nap, de a közérzeteden és a munkához való hozzáállásodon is sokat dob, ha nem kócosan és nyúzottan állsz neki a teendőknek. Persze a kiskosztüm és a nyakkendő otthoni munka esetén túlzás, de a kényelmes, tiszta ruha nagyon fontos!
5. Megfogadtam, hogy nem hagyom ki az étkezéseket és nem felejtek el inni!
Furcsa lehet ez is, de sajnos tény, hogy délután
kettő óra is volt, mikor rájöttem, hogy elkapott a munka lendülete, így aznap még se nem ettem, se nem ittam semmit. Biológiából sosem voltam kitűnő, de azért itt még én is beláttam, hogy nem tudok koncentrálni és hatékony lenni, ha az alapvető szükségleteim – evés,ivás – nincsenek kielégítve. Ha pedig hajlamos vagy főzésre fordítani a hasznos munkaidőt, akkor rendelj inkább valamit, vagy előre készítsd el, hogy másnap ez már ne vegyen el időt.
6. Biztosítottam a munkavégzéshez szükséges eszközöket
Számítógép/ laptop, gyors Internet, mobiltelefon, rendezett dolgozó sarok és asztal, jegyzetfüzet, toll. Mindig legyen a kezed ügyében az összes olyan eszköz, amit munka közben rendszeresen használsz. A dolgozó asztalon is legyen meg mindennek a helye, és következetesen mindig ugyanarra a helyre tedd őket, így mindig megtalálod, ha épp szükség van rájuk.
7. Priorizáltam a feladatokat
Vagyis felállítottam egy időrendi sorrendet az elvégzésükre fontossági és sürgősségi szempontok figyelembe vételével. Minden fontosabb feladathoz adj meg magadnak határidőt, amit persze be is kell tartanod. Fontos, hogy ezt követően mindig lépésről lépésre haladj és azt a munkát fejezd be, amit elkezdtél. Az idő közben felmerülő új ötleteket pedig vezetheted egy jegyzetfüzetben, de akár a gépeden is a Jegyzettömbben. (A Jegyzettömb használatát megtalálod az Office tippekben erre a linkre kattintva.)
8. Csoportosítottam a feladatokat, amikkel napi szinten foglalkoznom kellett
Nagyon sokat segít a hatékony időbeosztás kialakításában, ha az azonos jellegű feladatokat mindig azonos időben végzed el.
Példa: Én a munkanapomat mindig egy kis ráhangolódással kezdem. Előző napi statisztikák átnézése után egyből következik az emailek rendszerezése. Nagyon fontos, hogy rendszerezése és NEM elolvasása! Rengeteg időt elvesz, ha minden napot azzal kezdesz, hogy egyesével végig olvasod a beérkezett emaileket és nekilátsz sorban megválaszolgatni őket. Kategóriákat alakítottam ki témák vagy prioritás szerint, sőt szabályokat is beállítottam az azonos feladótól vagy azonos témában érkező levelekre. (Az Office tippekben kitérek rá, hogyan is tudsz ilyet csinálni.) Ezáltal elértem, hogy minden levéllel a maga idejében tudok foglalkozni. Ezután mindig az érdemi, nagyobb energiát és koncentrációt igénylő feladatok következtek, amit már nem zavartak meg a folyamatosan beérkező levelek, mert a levelező programot bezártam és csak egy előre meghatározott időben nyitottam meg újra.
9. Felállítottam szünet-szabályokat
Mindenki más ritmusban dolgozik és a figyelmét is más ideig tudja koncentrálni egy bizonyos feladatra. Van, aki szereti, ha például óránkét tíz perc szünetet tud tartani, amikor kimegy a szobából, megiszik egy kávét vagy csak átmozgatja egy kicsit magát.
Példa: Én azt vettem észre magamon, hogy általában nagyjából két – két és fél órán keresztül tudok egy bizonyos feladatra hatékonyan koncentrálni. Nekem kell egy kis idő, míg ráhangolom magam, összeszedem a gondolataimat és átváltok “munkatempóba”, onnan viszont nincs megállás. Ha én óránként tartanék szünetet, pont akkor kellene abbahagynom, amikor a leginkább lendületben vagyok. Viszont két óra összpontosítás után kell 15-20 perc (akár fél óra), hogy feltöltődjek. Javaslom, hogy figyeld meg magadon, mikor vagy a leghatékonyabb és az alapján állítsd be a saját szünet-szabályaidat. Sokat segíthet, ha örökbe fogadsz egy kölyök kutyust, akit ugye el kell vinni sétálni időnként. Te megnyered magadnak a rendszeres szüneteket, ő pedig szerető gazdira talál benned.
10. Figyelem fókusz, avagy a zavaró tényezők kizárása
Ahogy azt az első részben is írtam, velem sokszor megesik, hogy miközben dolgozom, eszembe jut egy jó ötlet, egy korábbi problémának a megoldása és több órás munka után rájövök, valójában nem is azzal foglalkoztam, amit előre elterveztem. Kapcsold ki a TV-t és a rádiót. Ha zene mellett szeretsz dolgozni, akkor is javaslom, hogy kapcsolj egy olyan zenecsatornára, ahol nincsenek reklámszünetek, hírek. Ha Internet is szükséges a munkádhoz, akkor az összes zavaró körülményt nem tudod kiiktatni, de igyekezz minimalizálni ezeket. Ne legyenek munka közben nyitva a közösségi honlapok, ne fogadj magán hívásokat vagy fogd őket nagyon rövidre és közöld, hogy éppen dolgozol, amikor szünetet tartasz, vissza fogod hívni őket.
11. Beiktattam szabadidőt is és tartottam magam ahhoz, hogy a szabadidőben nincs munka
Sokkal jobban teljesítesz, ha el tudod határolni a munkát a szabadidőtől. A túlterheltség egyenes következménye az alvászavar, fáradtság, feszültség és a stressztűrő képesség jelentős lecsökkenése. Hosszú távú előnyökkel jár, ha végleg elfelejted az éjszakai és hétvégi munkát. Nagyobb hatékonysággal fogsz tudni dolgozni, proaktívabb leszel, jobban bírod a terhelést és könnyebben fogod tudni tartani a szoros határidőket is.
A fenti technikákkal nekem sikerült végső csapást mérnem az otthoni munkával járó problémákra és bár még nem mindig tökéletes a kivitelezés, a sikerélmény feledteti a kisebb nehézségeket egy-egy eredményes otthoni munkanap végén.
Próbáld ki, hogy nálad hogy működnek a fenti módszerek. Ha hasznosnak találod őket, akkor látogass vissza később további tippekért és csatlakozz közösségünkhöz a Facebookon is.